Recruitment loopt vast door ontwerp, niet door te weinig mensen

Als vacatures zich opstapelen en gesprekken blijven verschuiven, is de eerste reflex vaak om capaciteit toe te voegen. Een interim recruiter, een bureau of een nieuwe tool. In een artikel op Frankwatching stelt recruitmentadviseur Geert-Jan Dröge dat het probleem meestal niet in de capaciteit zit maar in het ontwerp van het proces. Wie een assessment of een andere selectietool overweegt om het proces te versnellen, doet er goed aan eerst deze analyse te lezen.

De signalen dat het proces schuurt

Volgens Dröge loopt recruitment zelden vast door één groot incident. Het zijn kleine signalen die zich opstapelen. Vacatures die langer openstaan dan gepland, feedbackmomenten die verschuiven, recruiters die vooral reageren op wat urgent is, hiring managers zonder overzicht en kandidaten die wisselende communicatie krijgen. Op papier is er een proces, in de praktijk voelt het stroef. Dat verschil is volgens hem het eerste teken dat de grip verdwijnt.

Zodra de druk oploopt, gaat snelheid domineren. Selectiecriteria veranderen halverwege een traject, beslismomenten schuiven op en kandidaten haken af door onduidelijkheid. Het probleem is dan niet de inzet van het team, maar de voorspelbaarheid van het proces.

Drie structurele oorzaken

Het artikel benoemt drie oorzaken van grip-verlies. De eerste is onduidelijk eigenaarschap. Vertraging ontstaat volgens Dröge meestal niet bij het zoeken van kandidaten maar bij de besluitvorming, omdat niet vastligt wie feedback geeft, wie beslist over doorgaan en wie het aanbod bepaalt. De tweede is variatie per vacature, waarbij elke vacature eigen uitzonderingen krijgt en kandidaten dat direct merken. De derde is tooling zonder proceslogica. Een ATS versterkt wat er al is. Is het proces helder, dan versnelt technologie het. Is het onduidelijk, dan vergroot technologie de ruis.

Herontwerpen in plaats van aanscherpen

Dröge adviseert om niet te kiezen voor een extra overleg of een extra check, maar voor herontwerp. Dat begint met het in kaart brengen van het proces zoals het werkelijk loopt, niet zoals het op papier staat. Hij noemt een organisatie die daarbij zeven interviewrondes terugbracht naar vier, met vooraf vastgelegde beslismomenten. Daarna volgt het herijken van verantwoordelijkheden, omdat wat bij 40 medewerkers informeel kon, bij 140 om expliciet eigenaarschap vraagt. En tot slot ontwerpen voor de komende fase in plaats van de vorige, met de vraag of het proces standhoudt als het aantal vacatures verdubbelt.

Wat dit betekent voor de aanschaf van een selectietool

Het derde punt van Dröge, tooling zonder proceslogica, geldt niet alleen voor een ATS. Het geldt net zo goed voor een assessment. Een test die wordt toegevoegd aan een proces waarin niet vastligt wie de uitkomst weegt en op welk moment, voegt een extra stap toe zonder dat iemand er iets mee doet. Het instrument wordt dan een compensatie voor onduidelijkheid in plaats van een versneller.

Wie aanbieders vergelijkt, kan daarom beter eerst drie vragen intern beantwoorden voordat de demo's beginnen. Op welk moment in het proces valt de beslissing waarvoor het assessment input moet leveren? Wie neemt die beslissing? En ligt vast wat er gebeurt als de testuitkomst en het gespreksoordeel van elkaar afwijken? Zonder die antwoorden maakt het weinig uit welk instrument wordt gekozen.

Bron: Recruitment loopt niet vast door capaciteit, maar door ontwerp, Frankwatching, https://www.frankwatching.com/archive/2026/03/09/recruitment-proces-ontwerp/